Dokumentation & kommunikation
Hændelsesrapport efter de fem W'er
Skriv en rapport, der holder — også i en retssal
En vagtrapport skal kunne læses af en, der ikke var der, og stå ved magt lang tid efter. De fem W'er sikrer, at du får det hele med, uden at gætte.
- 01
Skriv mens du husker det
Notér hændelsen så hurtigt som muligt efter den skete. Detaljer forsvinder på minutter — tidsstempler, ansigter og ordvalg huskes bedst i frisk hukommelse.
- 02
Dæk de fem W'er
Sørg for at rapporten svarer på: Hvem var involveret, Hvad skete der, Hvor foregik det, Hvornår (dato og klokkeslæt), og Hvordan forløb det. Navnet stammer fra den engelske huskeregel «5 W's + H» (Who, What, When, Where, Why + How) — på dansk bruger vi hv-ordene, og det sidste led her er Hvordan. Er årsagen (Hvorfor) oplyst, så gengiv den som et faktum, ikke som din egen tolkning af motiv. Mangler ét, er rapporten ufuldstændig.
Hvem · Hvad · Hvor · Hvornår · Hvordan (+ Hvorfor, hvis oplyst) — mangler ét, mangler beviset.
- 03
Hold dig til fakta
Skriv kun det, du selv så og hørte, og adskil det tydeligt fra det, andre har fortalt dig. Skriv 'personen sagde…' i stedet for din tolkning af, hvad personen mente.
- 04
Vær konkret og målbar
Undgå løse ord som 'sent' eller 'en høj mand'. Skriv klokkeslæt, tøjfarve, retning og genkendelige træk — det, en anden ville kunne bruge til at identificere eller genfinde.
- 05
Beskriv dine egne handlinger
Notér hvad du gjorde, hvem du tilkaldte og hvornår. Rapporten dokumenterer også, at du handlede korrekt og rettidigt.
- 06
Læs igennem og aflevér korrekt
Genlæs for huller og uklarheder, ret ikke ved at overstrege bevismateriale, og aflevér efter firmaets procedure. Husk, at persondata i rapporten skal behandles fortroligt.
En rapport, du selv er i tvivl om, holder heller ikke for andre.
God faglig praksis i vagtfaget; bygget på uddannelsens artikel «Udstyr, teknologi og rapportering i vagtfaget».