Sådan passer du på dig selv, dit hold og dit publikum — fysisk og psykisk
Et event ser glamourøst ud udefra, men bagved ligger fysisk arbejde, lange dage og et stort ansvar for andre menneskers sikkerhed. Et godt arbejdsmiljø opstår ikke af sig selv — det er noget, du planlægger ind fra starten. Her ser vi på de vigtigste områder, du som eventkoordinator skal have styr på, både for din egen skyld og for dem omkring dig.
Op til og efter et arrangement skal der bæres, løftes, rulles og samles. Borde, scenedele, kasser med udstyr, bannere og inventar flytter sig ikke selv. Det er her, de fleste fysiske skader sker, hvis man har for travlt. Lær at løfte med benene og ret ryg, brug hjælpemidler som sækkevogne og løftegrej, og bær to mand til tunge ting frem for at presse den alene.
Mellem arrangementerne sidder du ofte i timevis ved en skærm og planlægger, budgetterer og skriver. God ergonomi gælder også her: en ordentlig arbejdsstilling, pauser, hvor du rejser dig, og en skærm i øjenhøjde. Skift mellem stillesiddende planlægning og det aktive arbejde ude på pladsen er en styrke for kroppen — men kun hvis begge dele gøres ordentligt.
Eventfaget er deadlinedrevet. Et arrangement kan ikke udskydes, fordi det ikke er færdigt — gæsterne kommer på det aftalte tidspunkt. Det giver perioder med højt pres, lange dage og uforudsete problemer, der skal løses her og nu. Det kan være spændende, men også belastende, hvis det står på for længe. God planlægning, klare roller og realistiske tidsplaner er det bedste værn mod stress.
Som koordinator har du et medansvar for, at både gæster og medarbejdere er sikre. Det betyder klare planer for, hvad I gør ved en ulykke, brand eller evakuering, og at alle på holdet ved, hvem der gør hvad. Sørg for, at flugtveje er frie, at der er adgang til førstehjælp, og at vagtpersonale og frivillige er instrueret. På store arrangementer arbejdes der med egentlige sikkerheds- og beredskabsplaner.
Foregår arrangementet udendørs, er vejret en risikofaktor i sig selv — blæst i telte, regn på elektronik og varme for publikum. Strøm, kabler og teknik skal føres forsvarligt, så ingen falder eller får stød. Tjek altid udstyr, før det tages i brug, og hav en plan B, hvis vejret vender eller teknikken svigter.
Det bedste arbejdsmiljø findes der, hvor man tør sige til, før noget går galt — at et løft er for tungt, at en tidsplan ikke hænger sammen, eller at en opstilling er usikker. Som koordinator sætter du tonen. Lytter du til holdet og tager bekymringer alvorligt, undgår du både skader og dårlige oplevelser for gæsterne.